PUBLIC OFFICE APPOINTMENT
Soluzione Smart-IVR per la prenotazione 24 ore su 24 di appuntamenti con Uffici Pubblici
Per una gestione ottimale delle agende di ricevimento
Con Public Office Appointment diParola gli uffici pubblici che ricevono su appuntamento possono offrire 24 ore su 24 ai loro interlocutori la possibilità di prendere appuntamento.

Il suo modo di funzionamento è semplice: l’applicazione risponde al telefono, identifica la persona e gli offre il primo orario nella prima data disponibile. Chi chiama può accettare l’appuntamento proposto, oppure sceglierne un altro (in altro orario o/e in altro giorno)
Dopo la conferma, il sistema annota l’appuntamento sull’agenda dell’ufficio ed elimina la disponibilità per le successive chiamate.
Duttilità dell’interfaccia vocale
Public Office Appointment diParola è configurabile in molti modi, così da essere sempre rispondente alle varie esigenze. Infatti, può:
  • identificare chi chiama attraverso il numero chiamante;
  • identificare chi chiama mediante la rispondenza a un codice;
  • accettare chiamate solo da utenti registrati;
  • accettare chiamate solo da numeri accreditati;
  • prendere appuntamenti per più uffici;
  • domandare a chi chiama con quale ufficio desidera prendere appuntamento;
  • guidare chi chiama, attraverso una serie di domande, all’ufficio giusto, così che l’appuntamento sia sempre assegnato correttamente;
  • distinguere il motivo dell’appuntamento e prevedere durate diverse dell’incontro;
  • richiamare chi ha già preso un appuntamento, ricordandogli la data, l’ora, il motivo e gli eventuali documenti da portare;
  • consentire a chi ha già preso un appuntamento di annullarlo, cancellandolo dall’agenda dell’ufficio e rendendo disponibile lo slot orario per un altro appuntamento.
Funzionalità di back-office
Nell’agenda – consultabile via web – i responsabili degli uffici hanno accesso in tempo reale agli appuntamenti fissati. Inoltre, possono:
  • impostare gli orari di ricevimento;
  • impostare una durata standard degli appuntamenti;
  • impostare durate diverse per diverse tipologie di appuntamento;
  • inserire manualmente un appuntamento nell’agenda (l’orario così inserito viene eliminato da quelli offerti dall’applicazione);
  • eliminare dagli orari di ricevimento singole giornate o particolari fasce orarie;
  • forzare l’inserimento di appuntamenti in overbooking;
  • cancellare appuntamenti.
Integrazioni
  • L’applicazione può essere integrata con una funzione che consente di inviare un promemoria al cittadino il giorno prima dell’appuntamento. Il pro-memoria può essere inviato tramite una chiamata outbound, un SMS o un’e-mail.
  • L’applicazione può essere integrata con la maggior parte dei centralini.
  • L’applicazione può essere integrata con le agende del committente.
Vantaggi
  • Tutti possono utilizzarla, perché tutti hanno un telefono;
  • Può essere dimensionata per un numero di conversazioni contemporanee tale da far trovare sempre la linea libera a chi chiama;
  • Consente all’utente di disdire l’appuntamento per intervenuti impedimenti, rendendo libero lo slot orario per altre persone;
  • Automatizza la gestione degli appuntamenti, liberando i dipendenti da un’attività poco produttiva;
  • Ottimizza la gestione delle agende e quindi quella degli uffici pubblici.
Per chi
Public Office Appointment è particolarmente adatta agli uffici che devono svolgere una prevalente o intensa attività di ricevimento. In particolare è risolvente per:
  • Uffici Comunali
  • Uffici dei Tribunali
  • Uffici Ministeriali
  • Uffici delle Aziende Pubbliche
  • Uffici di Enti Pubblici 
  • Uffici Tecnici
  • Uffici di Agenzie Governative
  • Uffici di Authorities.
Per verificare se può essere adattato a risolvere altri tuoi problemi, clicca qui.
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